Золотые правила офисного переезда

Офисный переезд – нелегкое дело. Небольшие компании могут справиться с ним собственными силами, правильно рассчитав время и усилия. Однако крупным производственным отделам практически невозможно в одиночку перевезти все бумаги, мебель и выполнить сопровождающие переезд мероприятия такие, как упаковка, демонтаж, уборка и прочие. Специалисты компании «Векторгруз» дают советы нашим читателям, как выполнять необходимые операции по транспортировке качественно, за короткий срок.

Правила офисного переезда

Крупные компании рекомендуют организацию переезда офисом планировать заранее. Подсчитать точное количество мебели, фурнитуры, коробок, различных бумаг и принадлежностей практически не представляется возможным, а потому важно, чтобы сотрудники заранее провели необходимые подготовительные операции. Следование золотым правилам переезда – залог удачного проведения мероприятия.

Донесение информации до сотрудников

Важно, чтобы каждый работник знал о грядущем переезде. Достаточно сообщить дату упаковки, перевозки вещей, указать адрес нового офиса и посадочное место в помещении. В том случае, если сотрудники изъявят желание самостоятельно заняться транспортировкой вещей со своего рабочего места, необходимо снабдить их полным комплектом упаковочных материалов.

Составление плана переезда

Транспортировка вещей должна осуществляться по четкому плану. Каждый работник быть уведомлен, в какое время упаковываются его вещи, когда они погружаются, разгружаются, распаковываются и устанавливаются на новом месте. Это позволит контролировать ход транспортировки, исправлять мелкие ошибки и недочеты. Желательно помнить о том, что подобные мероприятия лучше планировать на выходные дни во избежание попадания в пробки.

Составление ситуационного плана

Составление предварительного плана расстановки мебели на новом рабочем месте крайне важно. Это позволяет сэкономить время на заключительном этапе переезда. Кроме того, это поспособствует учету индивидуальных особенностей сотрудников. Оформлением подобного плана можно заниматься в программе Microsoft Office Visio.

 

Введение общей системы маркировки сотрудниками

Важно промаркировать все вещи, транспортируемые в другой офис, чтобы не потерять ничего ценного. Личные вещи сотрудников можно помечать таким образом:

• отдел;
• ФИО;
• этаж (зона);
• комната (квадрат);
• рабочее место.

Важно маркировать и общие офисные принадлежности такие, как кулеры, вешалки, сканеры, принтеры и прочее оборудование.

Координация переезда

Разумно выделить двух ответственных сотрудников, которые будут следить за проведением переезда. Один из них должен находиться по старому адресу для контроля вывоза вещей, другой – по-новому для контроля выполнения работ по выгрузке, установке и уборке помещения.

Правильная расстановка приоритетов

Важно на начальном этапе переезда определиться, какие вещи перевозятся в первую очередь, какие – в последнюю. Кроме того, это касается и распределения времени работы между координаторами транспортировки и уборщиками.

Уборка

Важно, чтобы в новом офисе было красиво и уютно. Однако не стоит начинать уборку в первый же день после переезда. Установка определенных мебельных элементов может занять некоторое время, после чего должны проводиться очистительные мероприятия.