Электронный документооборот

 

Делопроизводство — комплекс мероприятий по организации документооборота фирмы или предприятия. Делопроизводство – это термин, употребляемый в конторской практике для обозначения формального комплекта правил работы с документами.

Электронный документ (ЭД) — документ, образованный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на компьютерном носителе в виде файла надлежащего формата.

Документооборот — система организации, толкования, трансляции, приема и архивирования документов, еще и контроля за их выполнением и предохранения от несанкционированного доступа.

Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, переданными в электронном виде, с осуществлением концепции «безбумажного делопроизводства».

Достоинства электронного документооборота

Экономия времени: работники расходуют меньше времени на разыскивание бумажных документов.

 

Электронный документооборот — это просто, благодаря центральной базе данных, систематически образовываются запасные копии файлов, благодаря чему исключается вероятность того, что документ будет невозвратимо утерян. Совсем исключается утрата времени на розыски файлов и документов, которых, по какой-нибудь причине, не очутилось на своём месте.

Более адекватное применение физиологического пространства и техники: дорогие квадратные метры, занятые бесполезными серверами и другими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении периода их хранения.

Рост прозрачности внутренней работы фирмы: СЭД (системы электронного документооборота) разрешают начальникам следить за статусом документа, на протяжении всех стадий его согласования и утверждения.

Ведение индивидуальной истории любого файла и сопровождающей документации: СЭД разрешают централизованно распоряжаться отношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, довольно только одного щелчка мыши, чтобы вызвать все нужные документы, которые хранят запросы, связанные с разнообразными типами отношений между фирмой и внешними субъектами.

Больше эластичности в отношении физического местопребывания сотрудников: благодаря потенциалам электронного доступа и коммуникаций, служащие приобретают потенциал функционировать удалённо.

Увеличение безвредности информации и документов: основная база данных разрешает вырабатывать запасные копии документов, вопреки чему уменьшается риск случайной или намеренной утраты файлов. При этом меньше времени расходуется на розыски нужного документа, если его местонахождение по какой-нибудь причине поменялось.

Уменьшение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и их пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.

 

Читайте также: